Sistem Katalogisasi dan Klasifikasi di Perpustakaan IAIN Sunan Ampel Surabaya

            Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya merupakan perguruan tinggi yang memiliki program pendidikan yang lebih berfokus pada pendidikan keagamaan seperti Tarbiyah, Adab, Syari’ah, Dakwah, Ushuluddin, Matematika, Psikologi dll. Perpustakaan yang ada di dalamnya tentunya memiliki koleksi yang mayoritas mengenai agama islam dan perluasan di dalamnya. Dalam mengolah koleksinya perpustakaan mengacu pada sistem klasifikasi DDC dan Tajuk Subyek Perpustakaan Nasional (ed.revisi) untuk penentuan subyek bahan pustaka karena sebagian besar koleksi yang dimiliki menggunakan bahasa indonesia. Selain itu koleksi perpustakaan ini sebagian besar merupakan koleksi yang bersubyek agama islam oleh karena itu perpustakaan juga menggunakan Daftar Tajuk Subyek Islam dan Sistem Klasfikasi Islam: Adaptasi Dari Perluasan DDC Seksi Islam yang diterbitkan oleh Departemen Agama untuk mengolah koleksi yang bertemakan agama baik dalam menentukan subyek maupun menentukan nomor klasifikasinya.

Daftar Tajuk Subyek Islam dan Sistem Klasfikasi Islam: Adaptasi Dari Perluasan DDC Seksi Islam ini merupakan perluasan dari kelas 297 dalam DDC yang penulisannya menjadi 2X..

Contohnya:

2X0     Islam (Umum)

2X1     Al Quran dan Ilmu yang Berkaitan

2X2     Hadist dan Ilmu yang Berkaitan

2X3     Aqaid dan Ilmu Kalam

2X4     Fikih

2X5     Akhlak dan Tasawuf

2X6     Sosial dan Budaya

2X7     Filsafat dan Perkembangan

2X8     Aliran dan Sekte

2X9     Sejarah Islam dan Biografi

Pustakawan Bagian Klasifikasi

Klasifikasi di IAIN Sunan Ampel Surabaya dikelola oleh dua orang pustakawan, yaitu Nurul Hidayah dan Endah Sudarwijati. Keduanya merupakan lulusan jurusan ilmu informasi dan perpustakaan, ibu Nurul merupakan lulusan dari Universitas Padjadjaran sedangkan ibu Endah adalah lulusan dari Universitas Indonesia. Ibu Nurul sudah bekerja sekitar 2 tahun di perpustakaan IAIN Sunan Ampel Surabaya, namun sebelumnya beliau juga pernah bekerja di bagian klasifikasi perpustakaan Pasca Sarjana IAIN Sunan Ampel Surabaya selama 5 tahun. Sedangkan Ibu Endah sudah bekerja selama kurang lebih 15 tahun di perpustakaan IAIN Sunan Ampel Surabaya. Keduanya kini menjadi pustakawan yang bekerja khusus dibidang klasifikasi di perpustakaan.

Apabila perpustakaan sedang mengadakan proses pengadaan bahan pustaka, bagian klasifikasi dibantu dengan menghadirkan satu pustakawan tambahan dari perpustakaan pasca sarjana untuk membantu peyelesaian pekerjaan. Namun disaat hari-hari biasa pustakawan bagian klasifikasi tetap berjumlah 2 pustakawan yang sekaligus menginput data pada OPAC.

Kesulitan yang dihadapi oleh pustakawan bagian klasifikasi yaitu disaat mereka menemukan buku yang memiliki lebih dari satu subyek besar. Mereka merasa kesulitan dalam menentukan subyek utama dari buku tersebut yang tidak jarang memakan banyak waktu dalam menentukannya. Solusi yang diambil oleh pustakawan dalam menghadapi kesulitan ini mereka dituntut untuk mengetahui isi dari buku tersebut dengan cara membaca daftar isi ataupun beberapa lembar dari isi buku, setelah itu baru dapat ditentukan subyek mana yang lebih dominan. Tentunya kegiatan ini akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Tidak jarang pustakawan akan menunda pemberian nomor klasifikasi untuk jenis koleksi yang memiliki subyek ganda tersebut dan memilih mengerjakan koleksi yang mudah terlebih dahulu.

Pustakawan juga memberikan tambahan kata kunci pada koleksi yang dirasa perlu. Kata kunci ini berfungsi sebagai penyempitan subyek. Kata kunci digunakan dalam tajuk subyek hanya berfungsi untuk memudahkan dalam melakukan pencarian koleksi. Kata kunci ini ditentukan sendiri oleh pustakawan yang mengelola bahan pustaka. Dalam mengelola bahan pustaka pustakawan taat pada asas yang berlaku, yaitu mencantumkan segala aspek yang memang terkandung dalam koleksi seperti keterangan lokasi atau geografis dan bahasa. Oleh karena itu tidak jarang dijumpai koleksi bahan pustaka yang memiliki nomor kelas yang panjang, memiliki sekitar 6-9 digit angka. Selain menggunakan asas yang sudah ada, pustakawan juga memberikan kode tertentu pada bahan pustaka untuk membedakan fungsinya. Kode U untuk bacaan umum yang bisa dipinjam oleh mahasiswa, kode T untuk koleksi tandon, sedangkan kode R untuk koleksi referensi. Koleksi tandon dan referensi tidak boleh dipinjam, hanya boleh di fotocopy saja. Selain kode tersebut juga terdapat kode K yakni skripsi, koleksi yang sepadan dengan kode ini adalah DS untuk Disertasi, TS untuk tesis, DT untuk diktat dan MK untuk makalah.

DDC sebagai alat bantu klasifikasi bahan pustaka selain berbentuk buku yang satu setnya terdiri dari 4 buku, kini juga telah ada DDC versi online, yang diciptakan dengan tujuan mempermudah pekerjaan petugas dalam mengklasifikasi. Begitu juga dengan pustakawan IAIN sudah pernah mencoba untuk menggunakan alat ini dalam melakukan pekerjaan klasifikasinya, namun yang ada mereka merasa tidak puas dalam menggunakannya. Pustakawan IAIN tersebut merasa kurang percaya akan hasil yang diperoleh dengan menggunakan DDC online, sehingga mereka juga tetap melihat kembali pada DDC manual untuk lebih memastikan lagi. Akhirnya mereka tidak lagi menggunakan DDC versi online untuk mengklasifikasi dengan alasan kurang percaya dan kurang puas akan hasil yang diperoleh dengan menggunakan alat tersebut.

Salah satu cara praktis yang digunakan oleh pustakawan IAIN bagian klasifikasi yaitu mereka sering dan hampir selalu menggunakan alat bantu yang disebut “Terjemahan Ringkasan Klasifikasi Desimal Dewey dan Indeks Relatif” yang telah diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI. Seperti judul yang dimiliki, buku ini memang suatu ringkasan dari DDC dengan penjelasan yang menggunakan bahasa indonesia yang lebih mudah dimengerti oleh pustakawan. Mereka menggunakan alat ini untuk mempermudah pekerjaannya dalam mengklasifikasi, namun apabila terdapat suatu koleksi bahan pustaka yang subyeknya tidak tercantum dalam buku ringkasan tersebut, pustakawan akan mencarinya dalam DDC yang asli. 

Sistem Katalogisasi Buku

            Perpustakaan ini menggunakan  software SLiMS (Senayan Library Management System) untuk membuat Katalog Online dan menelusur buku bagi pengguna. Sebelum buku diolah ke dalam database SLiMS, pustakawan membuat no Klasifikasi di Form Isian Pengolahan. Setelah itu baru di entry kedalam SLiMS.

Berikut ini gambar Form Isian Pengolahan Buku

Sumber : Pedoman Perpustakaan IAIN Sunan Ampel

            Alasan pustakawan menggunakan Form Isian Pengolahan adalah ketika ada kegiatan pengadaan buku yang berjumlah ratusan, maka pustakawan berbagi tugas. Untuk penomoran klasifikasi tetap dikerjakan oleh pustakawan bagian klasifikasi. Sedangkan untuk entry buku ke dalam katalog SLiMS, dikerjakan oleh pustakawan lainnya. Hal ini dirasa cukup efektif karena mempersingkat proses klasifikasi dan katalogisasi buku.

Perilaku Penemuan Informasi melalui Internet

Aguilar, Weick dan Duft (dalam Choo, Detlon & Turnbull, 2000), mengidentifikasi empat mode dalam kegiatan penemuan informasi melalui internet yang meliputi:

ü  Undirected viewing

Dalam hal ini, individu menelusur informasi melalui internet tanpa adanya kebutuhan informasi yang jelas dalam pikirannya. Tujuannya adalah untuk mendapatkan beragam informasi yang bisa ia gunakan, hingga akhirnya ia bisa menyaring informasi tersebut.

ü  Conditioned viewing

Berbeda dengan undirected viewing, dalam conditioned viewing, individu menelusur informasi dengan topik yang jelas. Penelusuran informasi yang dilakukan oleh individu menjadi terarah.

ü  Informal search

Dalam informal search, individu telah memiliki pengetahuan yang cukup tentang topik tertentu. Sehingga penelusuran informasi melalui internet bertujuan untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman tentang topik tersebut. Dengan pemahaman yang telah dimiliki, menjadikan individu mampu merumuskan query secara jelas sekaligus dapat mengetahui batasan-batasan sejauh mana ia akan melakukan penelusuran tersebut. Namun dalam penelusuran ini, individu membatasi pada usaha dan waktu yang ia gunakan karena pada dasarnya, penelusuran yang ia lakukan hanya bertujuan untuk menentukan adanya tindakan atau respon terhadap kebutuhannya.

ü  Formal search

Dalam formal search, individu mempersiapkan waktu dan usaha untuk menelusur informasi atau topik tertentu secara khusus sesuai dengan yang ia butuhkan. Penelusuran ini bersifat formal karena dilakukan dengan menggunakan metode-metode tertentu. Tujuan penelusuran adalah untuk memperoleh informasi secara detail guna memperoleh solusi atau keputusan dari sebuah permasalahan yang dihadapi oleh individu.

Marchionini (1995), juga mencoba mengidentifikasi kegiatan browsing melalui internet ke dalam tiga tipe, yaitu:

ü  Directed browsing

Browsing dilakukan secara sistematis, fokus, dan terarah pada topik yang jelas.

ü  Semidirected browsing

Browsing tidak dilakukan secara sistematis dan fokus. Query yang digunakan masih bersifat umum.

ü  Undirected browsing

Browsing yang dilakukan tidak memiliki tujuan yang pasti, dan sangat minim adanya fokus.

Lebih lanjut, Marchionini juga mengajukan model lain dalam proses penemuan informasi di era elektronik. Dalam modelnya, proses penemuan informasi ini terdiri atas delapan subproses:

1. Menyadari adanya sebuah permasalahan

2. Mencoba mendefinisikan dan memahami permasalahan

3. Memilih sistem pencari informasi

4. Merumuskan query yang cocok

5. Mengoperasikan search engine

6. Memeriksa hasil yang diperoleh

7. Menyaring informasi

8. Merefleksikan informasi/berhenti (Marchionini, 1995; pp. 49-60)

Perilaku penemuan informasi melalui internet juga dipengaruhi oleh tingkat kemampuan individu dalam menggunakan internet. Dalam studi yang dilakukan oleh Lazonder, Biemans dan Wopereis (2000), menunjukkan bahwa terdapat perbedaan antara individu yang memiliki keahlian khusus dalam menggunakan search engine dengan individu yang masih baru atau awam dalam menggunakan search engine. Mereka dibedakan oleh pengalaman yang dimiliki. Individu yang memiliki peng`laman lebih banyak dalam memanfaatkan search engine, akan cenderung lebih sistematis dalam melakukan penelusuran dibandingkan dengan yang masih minim pengalaman (novice).

Sejalan dengan itu, penelitian yang dilakukan oleh Holscher dan Strube (2000), juga menunjukkan bahwa novice lebih sering merumuskan query berkali-kali karena hasil penelusuran yang diperoleh seringkali tidak cocok dengan informasi yang dibutuhkan. Holscher juga menambahkan bahwa kemampuan untuk menulusur informasi melalui internet perlu dimiliki oleh individu, karena ini dapat berdampak signifikan pada kesuksesan dalam penelusuran informasi.

Kajian tentang perilaku penemuan informasi melalui internet ini juga berkaitan dengan aspek sosial-budaya. Menurut Jenkins (2003), peran lingkungan sosial tidak bisa diabaikan begitu saja pengaruhnya dalam penemuan informasi melalui internet, ini terkait dengan konteks dan perbedaan wilayah dimana individu yang bertindak sebagai user berada. Apalagi, saat ini internet tidak lagi hanya dipandang sebagai sarana teknologi yang sekedar dipersepsi sebagai media kontemporer, namun lebih dari itu. Lebih lanjut menurut Healy (dalam Martzoukou, 2005), internet telah menjadi sebuah lingkungan informasi yang universal dan merupakan ekosistem dari sebuah subkultur. Dengan begitu, perilaku penemuan informasi melalui media internet pun dilakukan oleh individu dari berbagai kultur. Elemen sosial budaya dalam perilaku penemuan informasi melalui internet ini dapat terlihat dari hubungan sosial, partisipasi, komunikasi, dan identitas budaya. Dengan kata lain, kondisi ini disebut socially situated practiced (Lueg, 2000).

Sumber dan Saluran Informasi dalam Perilaku Penemuan Informasi

Kebutuhan informasi merefleksikan adanya persyaratan yang harus dipenuhi dalam melaksanakan tugas tertentu (Wersig dalam Bystrom & Jarvelin, 1995). Dengan kata lain, perilaku penemuan informasi terjadi karena adanya kebutuhan dalam diri individu. Kebutuhan terhadap informasi oleh individu timbul dari adanya tuntutan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Penemuan informasi dan kebutuhan informasi tergantung pada tugas individu. Suatu tugas yang rumit umumnya memerlukan upaya yang lebih dalam penemuan informasi.

Informasi yang ingin ditemukan secara normal dapat diakses melalui berbagai sumber dan saluran informasi. Menurut Murtonen (dalam Bystrom, & Jarvelin, 1995), sumber informasi adalah pembawa informasi yang dipercaya dapat memberikan kepuasan dalam memenuhi kebutuhan informasi. Sumber informasi terbagi ke dalam tiga tipe yaitu dirinya sendiri, orang lain, dan sumber informasi yang bukan manusia (Brown dalam Bystrom, & Jarvelin, 1995). Sumber informasi interpersonal dapat berupa teman, ahli bidang tertentu atau orang lain. Sedangkan sumber informasi impersonal dapat berupa buku, jurnal, internet, televisi, radio dan sebagainya.

Saluran informasi adalah suatu media penghubung yang memberikan petunjuk pada seseorang untuk dapat mengakses sumber informasi (Murtonen dalam Bystrom, & Jarvelin, 1995). Saluran informasi dapat berupa teman, ahli, surat kabar, dan buku.

Ketersediaan sumber dan saluran informasi berkaitan dengan kondisi sosial yang ada. Kondisi sosial tersebut akan menentukan perilaku informasi yang dilakukan oleh seseorang. Kondisi sosial yang kurang informasi dikenal dengan istilah information poverty (Chatman dalam Burnett & Jaeger, 2008). Kondisi ini menggambarkan keadaan dimana suatu tempat sangat kurang sekali dengan keberadaan suatu sumber informasi dan hanya terdapat informasi yang out of date sehingga berdampak pada aktivitas orang-orang yang tinggal di tempat tersebut. Mereka jarang mengakses informasi, dan informasi dianggap sebagai suatu hal yang tidak berguna.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh Childers (dalam Donald, 2008) yang menyatakan bahwa orang-orang yang berada dalam lingkungan information poverty tidak mengetahui saluran informasi formal yang bisa digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Mereka sebagian besar hanya melihat televisi dalam waktu yang lama dan tidak banyak membaca koran, majalah atau buku. Sebagian besar mereka tidak sadar bahwa permasalahan mereka sebenarnya adalah kebutuhan informasi. Mereka jarang mengakses informasi secara aktif, melainkan hanya tergantung pada saluran non-formal yang tersedia di sekitar komunitas sosial mereka.

Lebih lanjut, Hargittai dan Hinnant (2006) juga mengungkapkan bahwa ketersediaan jaringan pendukung sosial (social support network) menjadi salah satu faktor yang sangat mempengaruhi perilaku penemuan informasi guna memenuhi informasi mereka. Dalam studi perilaku informasi manusia (human information behaviour), temuan yang menunjukkan bahwa manusia mengandalkan manusia lainnya sebagai sumber informasi merupakan suatu hal yang umum. Selain itu, dalam proses adopsi inovasi, peran jejaring sosial juga sanggat penting (Hargittai & Hinnant, 2006). Dalam upaya menerapkan produk atau praktik-praktik baru untuk memecahkan tugas tertentu, orang akan mengandalkan sumber terpercaya yang ada dalam jaringan sosial mereka.

Berkaitan dengan ini, kualitas sumber daya sosial yang tersedia dalam sebuah jejaring sosial sangat menentukan keberhasilan individu anggotanya dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai. Jika sebuah jejaring tidak mampu memberikan sumber daya sosial yang tepat, maka seseorang akan mencari orang lain di luar jejaringnya meskipun ikatan hubungan di antara mereka relatif lemah (weak-ties relationship). Dalam studi yang dilakukan oleh Johnson (2004), terhadap masyarakat Ulan Bator, Mongolia diperoleh temuan bahwa seseorang akan mencari orang lain di luar jejaringnya untuk memperoleh informasi baru.

Hambatan-hambatan dalam menemukan informasi

Wilson mengajukan unsur hambatan dalam model perilaku informasi. Hambatan tersebut terdiri dari:

1.      Hambatan internal

a.       Hambatan kognitif dan psikologis

Hambatan kognitif dan psikologis terdiri dari

> Disonansi kognitif

Gangguan ini terkait dengan motivasi individu dalam berperilaku. Disonansi ini merupakan adanya konflik dalam kognisi individu sehingga membuat individu merasa tidak nyaman, akibatnya mereka akan berupaya memecahkan konflik tersebut dengan satu atau beberapa jalan penyelesaian.

> Tekanan selektif

Individu akan cenderung terbuka dengan gagasan yang sejalan dengan minat, kebutuhan, dan sikap mereka. Namun secara sadar atau tidak manusia sering menghindari pesan yang berlawanan dengan pandangan dan prinsip mereka (Faber, et.al. 2006).

> Karakteristik emosional

Hambatan ini berkaitan dengan kondisi emosional dan mental seseorang ketika menemukan informasi, faktor emosional juga terkait dengan suasana hati ketika menemukan informasi.

b.      Hambatan demografis

Hambatan demografis terdiri dari

> Tingkat pendidikan dan basis pengetahuan

Tingkat pendidikan dan pengetahuan yang dimiliki oleh individu akan mempengaruhi dalam penemuan informasi.

> Variabel demografi

Perilaku penemuan informasi dipengaruhi juga oleh atribut sosial kelompok (karakteristik demografis dan status sosial ekonominya). Atribut ini dapat berpengaruh pada metode-metode yang digunakan dalam menemukan informasi.

c.       Hambatan interpersonal

Hambatan interpersonal dapat terjadi ketika terjadi kesenjangan antara komunikator dengan komunikan, sehingga apa yang diinginkan oleh komunikan tidak dapat terpenuhi.

d.      Hambatan fisiologis

Hambatan ini dapat berupa cacat fisik dan mental, baik karena bawaan lahir atau karena faktor lain.

2.      Hambatan eksternal

a.       Keterbatasan waktu

Terbatasnya waktu dapat menjadi hambatan dalam penemuan informasi, aktivitas yang padat memungkinkan berkurangnya waktu untuk menemukan informasi yang dibutuhkan.

b.      Hambatan geografis

Lokasi yang jauh dari sumber informasi dapat menjadi hambatan geografis, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk bisa mengaksesnya.

c.       Hambatan yang berkaitan dengan karaktetristik sumber informasi

Ada beberapa faktor yang berpengaruh dalam karakteristik sumber informasi, yaitu ketersediaan dan kredibilitas informasi serta saluran komunikasi (Faber, et.al., 2006).

Selain hambatan, ada juga sejumlah faktor yang mempengaruhi perilaku penemuan informasi tersebut. Seperti yang diungkapkan oleh Nicholas (dalam Coetze, 2000) yang menyatakan bahwa ada beberapa faktor yang menentukan keberhasilan seseorang dalam mengakses informmasi guna memenuhi kebutuhan informasinya. Faktor-faktor informasi tersebut meliputi: (1) Personalitas seseorang, yang antara lain semangat untuk berusaha mencari informasi meskipun pernaha gagal, motivasi, keinginan mengakses sumber lain dan kemampuan mengakses secara sistematis; (2) Berkaitan dengan waktu, keterbatasan waktu untuk menyelesaikan tuggas atau kepentingan tertentu; (3) Berkaitan dengan akses informasi yang antara lain bahasa, jarak dengan sumber informasi dengan posisi pencari informasi, pengetahuan tentang sumber, kemudahan, dll.; (4) Ledakan informasi (Information overload) ; (5) Masalah finansial

Lihat Juga

• Perilaku Informasi
  
• Model Perilaku Informasi